海外イベント参加は大変

海外イベントは何が大変なのかを考えてみる

 日々イベントに参加したり、出展したりしているイベントグローブですが、イベントを本業としている私達でも色々と大変なことはあります。

大きく分けると参加と出展という2つの大変なお話があるのですが、

 今回は海外イベント参加に関わる大変について考えてみました。

(出展の大変については別のポストでお話します)

イベント参加の大変とは

 海外イベントへの参加は色々と手間が掛かります。事前の準備から、帰国後の社内へのレポートまで、通常の業務にアドオンして様々な仕事が発生しています。

  • どのイベントに参加するか?
  • 会社の説得
  • 申し込み手続き
  • 事前調査
  • 参加のための航空券、ホテルの手配
  • 現地での計画
  • イベントへの参加
  • 帰国後の社内向け事後レポート

どのイベントに参加するか? (難易度 5)
 どんなイベントに参加するかは重要。いつも参加している定番だけでなく、新しいマーケットの開拓や最新情報を収集するために常にアンテナを張っていることが大事。Googleでの検索は具体的なイベント名無しには難しいですね。イベントカレンダーを使って検索するのが効率的です。

会社の説得 (難易度 5)
 新たなイベントへの参加は重要。しかし、必ずしも会社がそれを必要と認めてくれるでしょうか?そのイベントが、どのように重要なのか?材料は集めておきましょう。過去の参加者によるレポート、登壇者や他の参加者のプロファイルも説得材料になります。

参加のための航空券、ホテルの手配 (難易度 1)
 会社によっては指定の旅行代理店が決まっている場合もありますが、そうでない場合は信頼のおける営業担当がいると吉。飛行機の到発着時間に無理はないか?どんなグレードのホテルが良いか?など、阿吽の呼吸で分かってくれるとイベント参加までの余計な心配は不要になります。あと確認しておきたいのは、フライトがキャンセルになった場合や2020年のようにイベントそのものがキャンセルになった時の対応です。

現地での計画 (難易度 3)
 ホテルから会場までの移動、現地でのミーティングの場所、参加するセッション、訪問予定の出展社のブース位置等々、事前に意識しておくと現場で慌てなくて済みますね。主催者の提供するイベントアプリでセッションの予定は管理出来ますが、会場外でのプランニングが重要です。
 意外に忘れがちなのは食事の場所。特に単身で出張の場合は、一人だとレストランにも入りにくいので気楽に入れるダイナーなどを調べておくといいですね。

イベントへの参加 (難易度 3)
 メインの目的であるイベントへの参加。海外の主要なイベントだと会場が広かったり複数会場があったりで、体力勝負になりがち。事前の準備で出来る限り効率的に予定をこなしましょう。
 また実際に現地まで行く理由はカンファレンスや展示会参加だけでなく、そこでしか会えない人達と繋がることです。共通の課題やテーマを軸にネットワークを構築しましょう。海外では名刺よりもソーシャルでのプロファイルが重要です。自分がどんな仕事をしているのか?どんなプロジェクトに取り組んでいるのか?LinkedInにまとめるのが一番効率的ですね。

帰国後の社内向け事後レポート (難易度 5)
日本企業独特の風習が社内向けレポート。社内でどの程度の社員が興味を持つのかは別にして、イベントに参加している企業の傾向やカンファレンスセッションの概要をまとめましょう。最近は、ソーシャルでの色々な情報が公開されているので、実は出張前に半分以上準備を終わらせてしまうツワモノもいます。

実際のコストは?

 以前ポストした記事でも書きましたが、こちらが SXSW EDU(SXSW前週の教育カンファレンス)に参加しようとしたときの見積もりです。

 上記に加えて、諸経費等を加えて10万円くらいは発生します。

 以前、過去に海外イベントに参加した方たちに海外イベント出張の前後にどのような手続きが必要なのかをお伺いしたことがあります。業種は、広告代理店、消費財メーカー、ソフトウェアベンダー、メディア、住宅メーカー、自動車関連器材メーカー、電子部品メーカー、化粧品メーカーの方々を中心に70名ほどに人ヒアリングを行いました。過去の実際の出張では旅費/宿泊費、参加パス代に加えて・・・

 平均で40時間を超える通常外労働が発生しています。

 これほど手間と時間のかかる海外イベントへの参加です。これが普段のお仕事に追加で発生するのですから、二の足を踏んでしまうのも理解できます。

 実はそんな悩みを解決するためのサービスがあります。

イベントグローブがお手伝いします

● 海外イベントツアー

 イベントグローブでは、世界中で開催されるカンファレンス・展示会参加のツアー企画を実施しています。事前の市場調査から現地での企業へのアプローチまで、従来の視察には無いユニークなコンテンツを企画して参加者に最大の付加価値を提供します。
もちろんツアーに限らず、出張の手配もサポートしています
 ⇒ 海外イベントツアーはこちらへ

イベントに行くまでの準備から帰国後の社内レポート用のデータのお手伝いまで、イベントグローブのツアーでは様々なサポートを行っています。

それでもさらなるサポートが必要な方のためには・・・

●海外イベント参加代行(オンライン/オフライン問わず)

 イベントグローブが皆さんの代わりにイベントに参加します。

 最近増えている、オンラインイベントはコストを抑えることは出来るのですが、英語に自信が無い方にはハードルが高いかもしれません。イベントグローブは、そんな皆さんに代わってカンファレンス参加しセッションの内容をまとめてご提供します。

 また実際に現地に出向かれる場合も、皆さんの代わりにセッションに参加し、後日カンファレンスや展示会の内容をレポートします。

 皆さんは、その空いた時間を業界トレンドの把握やお客様とのミーティングに有効活用することが可能です。
 ⇒ 海外イベント参加代行はこちらへ

イベントの事前準備から事後まで、イベントグローブは様々なサービスを提供し、皆さんの時間をセーブします。貴重なお時間を有効活用し有意義なイベント活用のサポートを推進します。

※画像素材提供:写真AC


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